--------------------------------------------------------------------------------

Lisaks programmi kasutamise oskusele võib kasutajal nappida ka teadmisi elektroonilise kirjavahetuse sisulistest reeglitest. Loodetavasti on algajale e-postitajale abi järgnevast ülevaatest.
Kõige lihtsamalt interneti käitumisjuhiseid kokku võttes võiks öelda, et kui sa suudad meeles pidada, et ka elektrooniline kirjavahetus on suhtlemine inimestega -- kes võib-olla on küll maailma kuklapoolel --, siis vaevalt sa eriliste riivatustega silma paistad. Ja kui sa kujutad ette, kuidas tavalisi kirju kirjutada, ei tohiks sul kindlasti e-konflikte tekkida. Ometi on elektroonilisel kirjavahetusel oma nüansid, mille teadmine tuleb ainult kasuks. Kõigest sellest allpool detailsemalt.

KIRJA TEEMA (SUBJECT)

* Lisa kirjale alati teema. Peaaegu kõik postiprogrammid näitavad saabunud kirjadel ka teemarida (subject: ) ning see on sageli ainus märk, mille järgi kirja saaja saab mugava ja kiire ülevaate laekunud kirjadest. Samuti on teemast palju abi, kui on vaja üles otsida mõni vanem kiri.

* Teema peaks märku andma kirja sisust. Loogiline ju, kas pole? Näiteks saates Joosepile kirja laupäevase kalapüügi teemal, pole mõtet teemaks panna "Joosepile", vaid "Kalapüük".

* Kui sa vastad kirjale, aga muudad vestlusteemat, siis muuda ka teemarida.

KIRJA SISU JA VORMISTUS.

* Kirjuta võimalikult selgelt, lühidalt ja täpselt.

* Ära kirjuta suurtähtedes, võrgus võrdub see karjumisega ja on raskesti loetav (ehkki väikses ulatuses võib suurtäheliselt rõhutada sõnumi tuuma).

* Soovitav on jätta kirja iga lõigu vahele üks tühi rida.

* Kirjuta korrektses keeles. Veelkord: e-post on suhtlemine -- halvasti sõnastatut ja vigaselt kirjutatut on raske lugeda ja mõista. Et e-post on kiire, ei tähenda veel seda, et ta peaks olema lohakas. Kui su sõnad on sedavõrd tähtsad, et kirja panna, siis on nad ka nii tähtsad, et kirjutada arusaadavalt.

* Lisa piisavalt informatsiooni. Kui sa küsid midagi, millele ootad ka vastust, siis vaata üle, kas sa oled lisanud piisavalt infot, et vastamine ikka võimalikuks teha. Kui sa näiteks saadad mõne firma tehnilisele toele ainult kirja, et sul nende toode jamab, siis sellise info põhjal pole neil sulle midagi tarka vastata. Kui küsid kelleltki oma probleemi lahendamiseks abi, siis anna ka selle võimalikult täpne kirjeldus.

* Ärge kirjutage selliseid väiteid, mida võidakse tõlgendada teie firma või organisatsiooni ametlike seisukohtadena (eriti, kui teie signatuuris on asutuse nimi). Kirjutage sama ettevaatlikult, nagu saadaksite teadet oma ülemusele, ministrile, või tigedaimale vaenlasele.

* Olles mõne postiloendi (listi) uus liige, jälgi mõnda aega seal toimuvat vestlust, enne kui hakkad sinna postitama. Sellega viid end kurssi sealse õhkkonna (ametlik vs mitteametlik) ja teemadega. Arvestage alati, kui kirjutate postiloendile, et teie kirja võivad lugeda tuhanded inimesed -- see on sama, kui esineksite ringhäälingustuudios. Kui esinete rumalalt ja naeruväärselt, saate kaela mõnituste laviini ja teete oma "margi täis", sest iga saadetis (ka anonüümne) on varustatud teie võrguaadressiga, mille järgi võib leida pärisnime.

KIRJALE VASTAMINE

* Ära looda momentaalset vastust. See, kui sa ei saa kelleltki vastust kümne minutiga, ei tähenda veel, et ta sind ignoreeriks ega anna põhjust solvumiseks. Elektrooniline kirjavahetus pole nii vahetu ja sa saad vastuse kohe, kui see võimalik on.

* Ise kirjale vastates jäta algsest kirjast alles piisavalt, et edasi anda konteksti. E-post pole nii vahetu kui suhtlemine telefoni kaudu ja kirja saaja ei pruugi täpselt mäletada vestluse tausta, eriti kui tal on laialdane kirjavahetus. Kohased lõigud algsest kirjast aitavad lugejal asjad oma kohale asetada.

* Vastamisel jäta algsest kirjast vaid minimaalne, mida vajad. Üks enam levinud ebameeldivusi on see, kui mitme leheküljelist originaalkirja tsiteeritakse kogu tema ilus ja ulatuses ning lisatakse siis omalt poolt algusesse või lõppu ainult: "nõus" vms. Tsiteeri vaid nii palju, kui hädavajalik ja nii vähe kui võimalik, et oleks selge, millele sa vastad. Ülejäänu kustuta.

* Kasuta mingit märki, määramaks, milline osa tekstist on tsitaat algsest kirjast ja milline sinu lisatud uus tekst -- see muudab vastuse paremini jälgitavaks. Traditsiooniline osundatud teksti eristaja on ">"-märk rea alguses.

* Vasta alati saadud kirjadele. Võid koostada tüüpvastuse, mille saad teele läkitada, kui mingil põhjusel ei saa parasjagu põhjalikumalt vastata. Sinu vastus on ju ka märk sellest, et kiri on adressaadini jõudnud ja teatavaks võetud.

* Jälgi tähelepanelikult, kuhu sa vastuse saadad. On piinlik, kui saadad isikliku kirja tervele postiloendile (listile) ja enamasti on see teistele loendi liikmetele häiriv.

* Küsi endalt, kas su vastus on vajalik -- nt kiri, milles sa ütled vaid "Olen nõus", sobiks kindlasti palju paremini saata vaid kirja autorile kui tervele postiloendile.

KIRJA TURVALISUS

* Kaalu põhjalikult, enne kui postitad oma krediitkaardi numbri, telefoni PIN-koodi, salasõnu (paroole) jms. Võib juhtuda, et kiri peetakse mingil põhjusel kinni ning keegi võib neid kurjasti kasutada.

* Tundmatuid ja võõrastelt saabunud kirjade lisandeid (dokumendid, programmid vms -- inglise k. attachment -- paljudes postiprogrammides tähistatakse neid kirjaklambri märgiga kirja juures) EI TOHI avada. Need võivad sisaldada viiruseid, mis hävitavad kogu arvutis leiduva info (dokumendid, programmid... lühidalt kõik). Veel hullem, juhul kui kasutatakse avalikke ühiseid nn võrgukettaid, siis ka nendel leiduva informatsiooni -- ka teiste inimeste tööd.

* Kirjaga lisandeid (dokumente jms) saates kirjelda kirja sisus lühidalt, millega on tegu, et saaja teaks lisandit julgemalt avada. Ka ise taolisi kirju saades on turvalisem avada lisandeid, millel on eesti keeles selgitus juures.

KIRJAGA LISANDITE SAATMINE

* Kellegile suuremahuliste failide (progammid, pildid, filmid jms) e-postiga saatmisel tuleb enne küsida, kas ta soovib seda ning on see üldse tehniliselt võimalik. Näiteks aeglase modemiühendusega võib taolise kirja arvutisse laadimine võtta mitu tundi aega, mille jooksul telefoniarve kasvab.

* Laiatarbe programmide levitamise puhul tuleb need laadida algsest allikast, mitte aga saata elektronpostiga. Suuremahulised saadetised, kui need ületavad serveris määratud piiri, võivad blokeerida saaja e-posti aadressi -- tekitades sellega teistele inimestele asjatut lisatööd ning segadust.

* Avalikesse postiloenditesse faile (dokumendid, pildid, filmid jms) ei saadeta. Erandiks on igasugused kinnised tööalased postiloendid -- ja ikka pigem erandi, kui reeglina.

AHELKIRJAD JA RÄMPSPOST

* Saada-see-kiri-10-inimesele-siis-saabub-suur-õnn stiilis kirju ei ole mõtet edasi saata. Need raiskavad liinimahtu ja tekitavad asjatut koormust e-posti serveritele, sisaldamata mitte midagi vajalikku. Sama käib ka paljude (enamasti ingliskeelsete) viirusehoiatuste jms kohta: enamus taolisi "hoiatusi" on lihtalt paanika tekkitamiseks ning inimeste lollitamiseks. Kuid siiski mitte kõik -- oma arvutisüsteemi-administraatori hoiatusi tuleb tõsiselt võtta.

* Rämpspostile (inglise k. spam) ehk igasugustele soovimatutele reklaamilise sisuga (tavaliselt ingliskeelsetele) e-kirjadele ei ole mõtet vastata. Enamasti järgneb sellele veel suurem tulv rämpsposti.

* Et vähendada rämpsposti saamist, ärge levitage oma e-posti aadressi suvalistes kohtades. Interneti lehekülgedel leiduvatesse lahtritesse, kuhu palutakse sisestada oma e-posti aadress, jätke see ainult siis, kui tõesti muidu ei saa (st on hädavajalik).

* Ise rämpsposti saatmine on üks hullemaid asju. Tavaliselt järgneb sellele saatja e-posti aadressi tühistamine või koguni e-posti serveri ülejäänud Internetist välja lülitamine. Osades riikides on rämpsposti saatmine seadustega keelatud ja karistatav.

EMOTIKONID

Elektronpostis puudus algselt vahetule suhtlemisele omane kehakeelega edastatav info. Interneti "alternatiivkultuur" leidis sellele probleemile juba aastate eest lahenduse: emotikonid (smileys) ehk hulk tavalisi kirjamärke, mis saavad tähenduse, kui neid vaadata täisnurga võrra pööratult.

Tuntumad emotikonid on järgmised:

:-) ehk :) Naerune nägu; kasutust leiab lõbususe väljendamisel või kui tahetakse märkida, et seda kommentaari võiks võtta naljana (vahel kasutatakse selle asemel ka "<g>" või "<grin>").

:-( ehk :( Õnnetu/kurb nägu. Kurbuse väljendamisel.

;-) Silma pilgutav naeratus. Öeldut ei maksa võtta liialt tõsiselt.

On veel sadu emotikone ehk smaile, ühed rohkem arusaadavad kui teised. Kui teil praegu tekkis raskusi emotikonidest arusaamisega, pange oma vasak kõrv vasakule õlale ja vaadake neid uuesti.

Üldtuntud smailide asjakohane kasutamine (mitteametlikus kirjavahetuses) parandab märgatavalt sinu teate selgust, sest nad annavad edasi kehakeele nüansse. Nagu mistahes kaunistuse puhul kaob smailide ülekasutamisel nende väärtus :-(

LÜHENDID

Elektroonilises suhtluses (mitteametlikus) kasutatakse palju lühendeid, mida esialgu võib olla üsna raske de?ifreerida. Mõned levinumad:

AFAIK - as far as I know; minu teada.
ASAP -- as soon as possible; niipea kui võimalik.
BTW -- by the way; muuseas.
FAQ -- frequently asked questions; korduma kippuvad küsimused (KKK).
FYI -- for your information; sulle teadmiseks.
IIRC - if I recall correctly; kui ma õigesti mäletan.
IMHO -- in my humble opinion; minu tagasihoidliku arvamuse kohaselt.
LOL -- laughing out loud; valjult naerdes.
TIA -- thanks in advance; ette tänades.
YMMV -- your mileage may vary; teie väärtushinnangad võivad ju erineda.

LÕPETUSEKS

Meelespea:

* heida iga päev pilk oma postkasti ja kustuta mittevajalikud kirjad;
* kirjuta lühidalt ja selgelt, järgi õigekirja;
* kirja saates pane teemareale (subject: ) kirja teema;
* ÄRA KIRJUTA SUURTÄHTEDEGA, SEE ON NAGU KARJUMINE! Onju?
* tsiteeri kirja, millele vastad, aga ainult nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik;
* ära avalda privaatkirju ilma loata;
* ära saada faile (dokumente, pilte, programme jms) sinna kus neid ei oodata;
* ära ava tundmatuid kirjade lisandeid, eriti võõrastelt, sest need võivad sisaldada viiruseid;
* ära edasta ahelkirju.

E-post on suhtlemisvahend, kommunikatsioon inimestega. Kui sa kirjutad elektroonilist kirja, loe see enne saatmist üle ja küsi, milline oleks su enda reaktsioon, kui saaksid sellise kirja. Iga minut, mille kulutad kirja klaarimiseks, on mõistlikult kulutatud. Nii et võta endale aega... Kõik mida kirjutad jääb kauaks ajaks kellegi arvutisse ning veel kauemaks inimeste mällu alles. Kord määritud head nime on väga raske taastada.

Lõppu üks mõttetera: "Tihti tundub, et paljud tegutsevad internetis silmad ja kõrvad kinni ning suu lahti, solvates ja häirides teisi inimesi. Jumal andis inimesele kaks kõrva ja kaks silma ning vaid ühe suu, et meelde tuletada, kuidas peaks käituma. Kuid ta andis ka kümme sõrme ja siin me nüüd siis oleme..."

Soovitusi selle kohta, et kirjad ka erinevate e-posti programmidega loetavad oleksid, loe siit.

Link originaaltekstile